Współczesny rynek jest bardzo zróżnicowany, a przy tym elastyczny i stale dostosowujący się do zmiennych warunków. Coraz więcej osób uprawia tzw. wolne zawody lub pracuje zdalnie, poszukując idealnego zaplecza do sprawnego funkcjonowania. Na skutek pandemii, wiele firm całkowicie zrezygnowało z posiadania biura i przeszło na pracę zdalną. Takie rozwiązanie pozwala znacznie obniżyć koszty prowadzenia biznesu, ale pojawia się pytanie – jak rozwiązać konieczność posiadania firmowego adresu? Ciekawą alternatywą, na którą warto zwrócić uwagę, są wirtualne biura, które stały się odpowiedzią na potrzeby nowoczesnego i zmieniającego się biznesu. Nie jest to pojęcie całkiem nowe. Ten sposób funkcjonowania firmy na rynku jest szczególnie popularny wśród freelancerów, ale nie tylko.
Jeśli termin wirtualne biuro nie jest Ci obcy, ale nie wiesz na czym to dokładnie polega – przeczytaj nasz artykuł. Dowiesz się z niego:
– jak działa wirtualne biuro,
– jakie zalety ma takie rozwiązanie,
– kto może z niego skorzystać,
– ile to kosztuje.
Co to jest wirtualne biuro i jak działa?
Posiadanie firmowego adresu jest wymogiem niezbędnym, do zarejestrowana przedsiębiorstwa. Jednak wcale nie oznacza to, że każda firma musi posiadać fizycznie biuro. Istnieje możliwość funkcjonowania pod wirtualnym adresem i jest to całkowicie zgodnie z prawem.
Wirtualne biuro (z ang. Virtual Office) jest rodzajem usługi, polegającej w całości na outsourcingu obsługi biurowej. Jej zakres może być dowolny i zwykle zależy od oferty biura oraz oczekiwań klienta. W wariancie podstawowym obejmuje najczęściej wirtualny adres do korespondencji, na który będą przychodzić wszelkie dokumenty, faktury i pisma. W rozszerzonym pakiecie można uzupełnić usługę o dodatkowe opcje, począwszy od odbierania i segregowania poczty, przez skanowanie i drukowanie dokumentów, po załatwianie spraw urzędowych w imieniu klienta. Często wirtualne biuro umożliwia również korzystanie z dedykowanego numeru telefonu, a także udostępnianie przestrzeni do spotkań z klientami. Wirtualne jest więc tylko z nazwy, bo tak naprawdę wszelkie sprawy biurowe w imieniu Klienta realizuje usługodawca.
Kto może skorzystać z wirtualnego biura
Biuro wirtualne jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy, który do prowadzenia działalności nie potrzebuje pomieszczeń biurowych, lub nie chce ponosić stałych kosztów związanych z wynajęciem powierzchni. Z takich rozwiązań bardzo chętnie korzystają zwłaszcza nowo powstałe firmy, które dopiero rozkręcają się na rynku i chcą minimalizować wydatki na początku działalności.
Wirtualne biuro to rozwiązanie bardzo często wybierane także przez freelancerów, którzy pracują z domu, ale nie chcą lub nie mogą rejestrować firmy pod domowym adresem. Jeśli np. mieszkanie nie jest ich własnością lub znajduje się w mało prestiżowej lokalizacji, lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z wirtualnego adresu.
Również różnego rodzaju start-upy i firmy z branży e-commerce, chętnie wybierają wariant e-biura.
Ale wbrew pozorom wirtualne biura nie są rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla biznesów internetowych czy wolnych zawodów. Coraz więcej firm działających „w tradycyjny” sposób, również decyduje się na taki wybór. To świetnie rozwiązanie dla agencji marketingowych, firm rekrutacyjnych czy szkoleniowych. Wirtualny adres to również fajne rozwiązanie dla przedsiębiorstw zagranicznych, które wchodzą ze swoją ofertą na obce rynki.
Wirtualne biuro – dlaczego warto
Korzystanie z usługi wirtualnego biura ma wiele zalet. Oto najważniejsze z nich.
Niższe koszty
Wirtualne biuro pozwala zaoszczędzić wydatki, które trzeba by przeznaczyć na wynajem powierzchni biurowej. Koszt wynajęcia lokalu w centrum Lublina to około 80-100 zł za metr kwadratowy. W większych miastach, stawki są jeszcze wyższe. Do tego trzeba doliczyć koszt obsługi biura, zatrudnienia pracowników, zakupu wyposażenia, mebli i sprzętów, które muszą być regularnie serwisowane. To spore wydatki, które dla początkującej firmy będą sporym obciążeniem. Korzystniejsze będzie wykupienie usługi wirtualnego biura, której cena zaczyna się już od 50 zł/miesiąc.
Prestiżowa lokalizacja
Wirtualny adres służy przede wszystkim do obsługi firmowej korespondencji, ale również wpływa na uwiarygodnienie firmy w oczach klientów. Zwłaszcza jeśli jest to lokalizacja w centrum miasta, w nowoczesnym biurowcu lub w prestiżowej dzielnicy. Dzięki temu siedziba firmy jest łatwa do zidentyfikowania i wpływa na pozytywne postrzeganie i większe zaufanie ze strony klientów. Warto pamiętać, że wybór wirtualnego adresu wpływa również na podległość przedsiębiorstwa pod konkretny Urząd Skarbowy, z którym przedsiębiorca będzie się rozliczał.
Mniej formalności i profesjonalna obsługa biura
Obsługa przychodzącej korespondencji, jej segregowanie, skanowanie lub drukowanie dokumentów i ich wysyłka, zajmują sporo czasu. Inwestycja w wirtualny adres pozwoli korzystać z zasobów osobowych i doświadczenia zewnętrznego personelu, który przejmuje wszelkie obowiązki biurowe. Dzięki odpowiednim kwalifikacjom są one realizowane w sposób kompetentny, a wszelkie informacje są przesyłane na bieżąco do zleceniodawcy.
Elastyczne forma współpracy
W zależności od specyfiki prowadzonej działalności, przedsiębiorcy mogą korzystać z różnych opcji współpracy. Najlepsze firmy outsourcingowe gwarantują pełną elastyczność i wychodzą z ofertą znacznie wykraczającą poza użyczenie adresu czy obsługę korespondencji. Wirtualne biuro to często również profesjonalna obsługa recepcyjna, przechowywanie dokumentacji, wynajem powierzchni biurowych i sal konferencyjnych oraz wiele, wiele innych. Dzięki temu każda firma może dopasować ofertę do własnych potrzeb i możliwości finansowych.
Możliwość zaliczenia opłaty do kosztów uzyskania przychodu
Jeśli usługa wirtualnego biura jest rozliczana jako współpraca B2B, nie ma przeciwwskazań, by wliczyć ją w koszty uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podatek dochodowy.
Pełna legalność adresów wirtualnych
Legalność wirtualnych biur była niejednokrotnie poddawana w wątpliwość. Jest to usługa w pełni legalna, a działalność firm świadczących tego typu usługi jest całkowicie zgodna z prawem. Warunkiem niezbędnym jest natomiast posiadanie zgody właściciela lokalu do podnajmu go dla osób trzecich, o ile usługodawca nie jest właścicielem obiektu.
Ile kosztuje wirtualne biuro
Ceny wynajmu wirtualnego biura są uzależnione od kilku czynników tj.: miejscowość, prestiż lokalizacji, zakres usług. Większość biur wirtualnych oferuje swoje usługi w kilku pakietach, aby każdy zainteresowany mógł dobrać je do swoich potrzeb. Ceny podane są w wysokości miesięcznego abonamentu. Koszt wynajęcia biura wirtualnego w Lublinie zaczyna się od 50 zł wzwyż za miesiąc.
Usługa wirtualnego biura w In Plus
Mając świadomość wzrastających potrzeb wśród przedsiębiorców, poszerzyliśmy naszą ofertę o usługę biura wirtualnego. Dla zainteresowanych klientów przygotowaliśmy trzy pakiety, których ceny zaczynają się już od 59 zł/miesiąc. W zależności od potrzeb oferujemy:
– adres do celów rejestracyjnych, korespondencyjnych lub marketingowych,
– odbiór korespondencji i jej wysyłanie,
– odbiór przesyłek kurierskich,
– dostęp do przestrzeni biurowych,
– reprezentacja klienta i załatwianie spraw w urzędach,
– udostępnianie programu do fakturowania,
– wystawianie faktur sprzedażowych i ich wysyłka do klientów.
To tylko niektóre z usług wirtualnego biura, oferowanych przez In Plus. Zakres współpracy dopasowujemy każdorazowo do oczekiwań klienta i jego możliwości finansowych. Jeśli nie lubisz wystawiać faktur lub szukasz intuicyjnego programu, albo poszukujesz przestrzeni biurowej na kilka godzin w tygodniu, wirtualne biuro może być rozwiązaniem dla Ciebie.
Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy w doborze odpowiedniego pakietu.