Przedsiębiorca, który wystawia swoje faktury z odroczonym terminem płatności ma co do zasady dwa życzenia.
- Pierwsze, aby termin odroczenia płatności był jak najkrótszy.
- Drugi, aby termin nie został przekroczony a należności za wykonaną prace zostały uregulowane zgodnie z umową.
Niestety rzeczywistość pokazuje, zupełnie co innego.
Pandemiczny problem płatności faktur
Ubiegłoroczny lockdown i okres pandemiczny nie poprawił sytuacji płatności na rynku. Badanie MŚP realizowane dla rejestru Dłużników BIG InfoMonitor wskazuje, że aż ⅓ mikro, małych i średnich firm zmaga się z problemem braku płatności przez co najmniej 60 dni od wskazanego na fakturze terminu.
Powody takiego stanu rzeczy
Powody związane z brakiem płatności są przeróżne. Najczęściej wymienia się wśród nich uzależnienie płatności od swoich dłużników oraz brak wystarczających środków na koncie. Występują również powody bardziej absurdalne jak takie, w których dłużnik uznaje kwotę zobowiązania za niską i liczy na zniechęcenie wierzyciela się i odpuszczenie egzekwowania długu.
Bez względu na przyczynę, nie warto odpuszczać i poszukiwać rozwiązań, które pozwolą nam na odzyskanie należnych nam środków.
Miękka windykacja w drodze do porozumienia
Odzyskiwanie pieniędzy nie jest procesem łatwym a tym bardziej przyjemnym. Irytacja i zdenerwowanie związane z brakiem płatności jest raczej naturalne. Często potęguję ją brak kontaktu z dłużnikiem, odrzucanie telefonów, zero odpowiedzi na wezwania lub notoryczne przekładanie terminu. Z drugiej strony, musimy wykazać pewną doze empatii i zrozumienia, tym bardziej jeśli nasze relacje biznesowe nie są jednorazowe a nasz dłużnik jest wieloletnim klientem.
Co zrobić, jeśli klient zwleka z fakturą ?
Windykacje możemy co do zasady podzielić na dwa rodzaje. Miękką i Twardą. Windykacja twarda to “ostra” forma egzekwowania długów. Nie mamy tutaj na myśli wysyłania ogolonych, umięśnionych drabów w skórzanych kurtkach z kijem w dłoni, który na pewno nie jest wędką. Chodzi tutaj o wszystkie dostępne środki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a które są bardzo dotkliwe dla dłużnika.
Należy do nich zaliczyć wszczęcie postępowania sądowego, wszczęcie postępowania egzekucyjnego, publikacje informacji o zadłużeniach na stronach giełd wierzytelności czy też wpisanie dłużnika do któregoś z rejestrów dłużników.
Jeśli będziesz potrzebować pomocy w tym zakresie, wskażemy Ci kancelarię prawną, która specjalizuje się w tego rodzaju działalności i z pewnością będzie w stanie przeprowadzić Ciebie przez ten proces. Windykacja twarda, zazwyczaj poprzedzona jest windykacja miękką rozumianą jako szereg działań związanych z polubownym ustaleniem spłaty długu. To rozwiązanie jest zazwyczaj mniej bolesne oraz kosztowne zarówno dla dłużnika jak i wierzyciela.
Wirtualne biuro InPlus a pomoc przy odzyskiwaniu długów.
Sprawdzoną zasadą przy windykacji jest reagowanie na bieżąco o opóźnieniach. Odkładanie na “później” przypomnienia o płatności nic nie zmieni. Niezwłoczny monit jak najbardziej. Doskonale zdajemy sobie sprawę, że stałe upominanie się o własne środki nie należy do najprzyjemniejszych i u niektórych wywołuje poczucie skrępowania. W ramach usługi wirtualnego biura InPlus, pomagamy kontrolować należności, wysyłamy monity o zaległościach i przypominamy “zapominalskim klientom” o przekroczeniu terminu płatności oraz kwocie zaległości. Dzięki temu, oszczędzasz czas i nerwy związane z odzyskaniem należnych pieniędzy.
To rozwiązanie ma jeszcze jeden ważny aspekt psychologiczny. Wysyłka przypomnienia świadczy o tym, że zaangażowałeś podmiot 3 a to oznacza, że sprawę traktujesz bardzo poważnie, nawet jeśli kwota wierzytelności nie jest wysoka.
Co jeśli to nie podziała?
Pomożemy Wam w przygotowaniu i wysyłaniu wezwań do zapłaty oraz maili ponaglających w których powołamy się na odpowiednie zapisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz poinformujemy o ewentualnych kosztach sądowych, obsługi kancelarii i odsetkach ustawowych.
Nasze doświadczenie, które zdobywamy prowadząc własna działalność jak i pomoc naszym klientom pokazuje, że w większości przypadków udaje się rozwiązać problem nieuregulowanych płatności w sposób polubowny. Potrzeba do tego reagowania w odpowiednim czasie, konsekwencji w działaniu oraz odpowiednio skonstruowanych treści, które wpłyną na dłużnika.
P.S. O korespondencję z dłużnikiem nie musisz się martwić. Jej obsługą zajmiemy się w ramach podstawowego pakietu w Wirtualnym Biurze InPlus. 🙂
