Jednolity Plik Kontrolny nie jest pojęciem zupełnie nowym w naszym prawie podatkowym. Część firm wysyła go już do Krajowej Administracji Skarbowej od 1 lipca 2016 roku. Od stycznia jednak należy to do obowiązków każdego przedsiębiorstwa, łącznie z osobami samozatrudnionymi, o ile podatnik jest czynnym płatnikiem VAT. Czym jest ten Plik Kontrolny i czemu ma służyć?
Nowa metoda kontroli skarbowej
Nowe rozwiązanie zostało wprowadzone za pośrednictwem art. 193a w ustawie Ordynacja Podatkowa. Jednolity Plik Kontrolny to zestaw danych, które odzwierciedlają prawie wszystkie czynności gospodarcze jako firma. Jest on podzielony na kilka części. Głównym i obecnie najważniejszym z nich jest JPK_VAT, który zawiera informacje z ewidencji zakupów i sprzedaży VAT. Od 1 stycznia 2018 roku, każda osoba prowadząca firmę i będąca płatnikiem podatku od towarów i usług, obowiązkowo musi tę część dokumentu przesyłać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesłanie JPK musi nastąpić nawet wtedy, gdy:
- podatnik składa „zerową” deklarację VAT,
- podatnik jest rolnikiem będącym płatnikiem VAT,
- podatnik prowadzi zawieszoną działalność gospodarczą, ale wystawił deklarację VAT.
Standard zapisu w formacie xml zapewnia uniwersalność obsługi Jednolitych Plików Kontrolnych przez Ministerstwo Finansów, automatyczny import informacji do jego systemów i ich łatwiejsze przetwarzanie.
Wielkość przedsiębiorstwa ma znaczenie
W celu wdrożenia JPK, wprowadzono podział przedsiębiorstw na dwie grupy. Do pierwszej należą mikroprzedsiębiorstwa, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 pracowników oraz nieprzekraczające 2 mln euro rocznego obrotu netto lub tyle samo sumy aktywów bilansu. Do drugiej grupy zaliczają się małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Pierwsze Jednolite Pliki Kontrolne zostały przesłane za lipiec 2016 roku przez największe firmy, zatrudniające ponad 250 osób. Pozostałe działalności z grupy pierwszej muszą spełniać obowiązek przesyłania dokumentu co miesiąc od 1 stycznia 2017 roku. Mikroprzedsiębiorstw dotyczy to od początku tego roku. Choć co miesiąc przesyłana jest tylko jedna struktura pliku kontrolnego zawierająca ewidencje transakcji VAT, to średnie, małe i mikroprzedsiębiorstwa muszą udostępnić pozostałe informacje zawierające się w Jednolitym Pliku Kontrolnym na żądanie urzędu od 1 lipca 2018 roku. Duże firmy mają taki obowiązek od 1 lipca 2016. Ministerstwo Finansów bardzo zachęca mikroprzedsiębiorców do jak najszybszego skorzystania z nowego rozwiązania, oferując 25-dniowy okres oczekiwania na zwrot podatku VAT. Wiedza o nowym mechanizmie nie jest powszechna wśród osób prowadzących działalność gospodarczą – im szybciej nastąpi pierwsza wysyłka, tym szybciej będzie można naprawić ewentualne błędy i odpowiednio dostosować plik na przyszłość.
Struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego
Co miesiąc wysyłana jest tylko jedna z siedmiu struktur logicznych pliku – JPK_VAT. Na żądanie urzędu skarbowego będą musiały zostać udostępnione pozostałe. Są nimi:
- JPK_KR – księgi rachunkowe,
- JPK_WB – wyciąg bankowy,
- JPK_MAG – magazyn,
- JPK_FA – sprzedażowe faktury VAT,
- JPK_PKPIR – księga przychodów i rozchodów,
- JPK_EWO – ewidencja przychodów.
Rozważa się także wprowadzenie ósmej struktury – JPK dla paragonów fiskalnych, na razie jednak pomysł jest w fazie koncepcyjnej. Sposób ułożenia i zdefiniowania struktury jest ogólnodostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Należy pamiętać, że kolejność struktur jest niezwykle ważna w trakcie ich generowania i należy się jej bezwzględnie trzymać. Każda z siedmiu wyżej wymienionych części zawiera trzy sekcje:
- nagłówkową,
- merytoryczną,
- kontrolną.
Pierwsza z nich identyfikuje podatnika: zawiera jego nazwę, numer NIP, niezbędne daty, zakres informacji, itd. Druga sekcja zawiera już konkretne informacje dotyczące zdarzeń gospodarczych. W przypadku JPK_VAT będzie to spis zakupów i sprzedaży VAT, w przypadku JPK_PKPIR – kolejne pozycje z księgi podatkowej. Ostatnia część pliku, czyli sekcja kontrolna, odpowiada za badanie poprawności pliku pod kątem jego transferu drogą elektroniczną. Może się zdarzyć, że dokument nie dojdzie w całości albo zostanie uszkodzony. Ta sekcja od razu wskaże taki błąd.
Terminy składania JPK
Termin złożenia pliku mija 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego plik dotyczy. Nie ma tu znaczenia kwartalne rozliczanie się z podatków i składanie deklaracji VAT-7K. Jednolity Plik Kontrolny musi być generowany każdego miesiąca. Udostępnienie pozostałych struktur na żądanie musi odbyć się w ciągu maksymalnie 3 dni od daty wezwania. W tym przypadku także można prosić o przesunięcie terminu ze względu na urlop księgowej czy zwolnienie lekarskie. Ważne jest, żeby nie czekać w nieskończoność z wnioskiem o przesunięcie terminu. Kara za utrudnianie dostępu do pełnej struktury JPK może wynieść nawet do 2.800 złotych.
Jak przesłać JPK do Administracji Skarbowej?
Część posiadaczy elektronicznych systemów księgowych otrzymała modyfikacje swoich programów, które w prosty sposób wykorzystując zawarte w nim już informacje podatkowe, tworzą żądane pliki i mogą automatycznie wysłać je do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Osoby prowadzące swoją księgowość w sposób ręczny za pomocą arkuszy kalkulacyjnych albo właściciele bardzo starego oprogramowania księgowego mogą mieć większe problemy ze spełnieniem nowego obowiązku. Nowy zapis w ustawie dotyczy jednak tylko osób, które prowadzą księgowość za pomocą oprogramowania komputerowego. Nie mają więc mocy w przypadku przedsiębiorców prowadzących fizyczne, papierowe księgi. Co do zasady, JPK może być wysłany tylko drogą elektroniczną, musi więc powstać odpowiedni plik na komputerze przedsiębiorcy. Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw podatnikom, którzy nie mają możliwości automatycznej generacji pliku, udostępniając szablon arkusza kalkulacyjnego, który należy poprawnie wypełnić. Dostępne są także przykłady prawidłowego uzupełnienia JPK_VAT w wielu wariantach działalności firmy. Konieczne jest stworzenie profilu zaufanego oraz pobranie aplikacji, która wyśle dokument w odpowiednio zdeklarowane wcześniej miejsce. Nie można także zapomnieć o pobraniu UPO, czyli Urzędowego Poświadczenia Odbioru – dowodu, że cały proces został wykonany pomyślnie i w terminie. Dotyczy to także korekt Jednolitych Plików Kontrolnych. Te muszą być wysyłane w ten sam sposób, jak najszybciej od momentu zaistnienia konieczności dokonania poprawy ewidencji VAT. Cały proces, choć wydaje się skomplikowany, jest bardzo dobrze opisany przez Ministerstwo.
Niezłożenie JPK_VAT
Jednolity Plik Kontrolny to informacja podatkowa, która jest tworzona na potrzeby kontroli urzędu skarbowego. Brak złożenia dokumentu może spowodować sankcje z tytułu dokonania wykroczenia, a nawet przestępstwa. Kara za wykroczenie może wynosić od 1/10 do 20-krotnego minimalnego wynagrodzenia w danym roku podatkowym. W 2018 roku może więc wynieść do 42.000 złotych. Oczywiście jej wysokość jest uzależniona od sytuacji finansowej przedsiębiorcy. Niezłożenie pliku w terminie, a także celowe podanie informacji nierzeczywistych może skutkować zaklasyfikowaniem tego czynu jako przestępstwo skarbowe. W tym przypadku kary są o wiele wyższe. Grzywna może wynieść nawet 20 milionów złotych. Karę za niezłożenie JPK w terminie wymierza się osobom, które są odpowiedzialne za czynności księgowe w przedsiębiorstwie. Nie zawsze musi być to właściciel, czasem może być to wspólnik lub członek zarządu, a nawet inne osoby, które zgodziły się na tę odpowiedzialność za pomocą obustronnej umowy. Warto także unikać wysyłania „zerowego” Pliku Kontrolnego, tylko po to, by przesłać dokument w terminie, a później wprowadzać poprawki za pomocą korekty. Składanie nieprawdziwych informacji skarbowych jest karane surowiej niż niezłożenie ich wcale – zwłaszcza, jeśli zrobiono to umyślnie. Lepszym rozwiązaniem jest wystosowanie wniosku o odroczenie terminu złożenia JPK. Takie pismo musi jednak dotrzeć do urzędu przed 25-tym dniem miesiąca.
Dlaczego JPK?
Wprowadzenie Jednolitych Plików Kontrolnych w założeniu ma przynieść wiele korzyści. Podstawową z nich jest możliwość przeprowadzania szybszych i bardziej efektywnych kontroli skarbowych. Nie będą musiały odbywać się w siedzibie firmy, dzięki czemu będą mniejszym obciążeniem dla przedsiębiorcy. Cały proces może odbywać się automatycznie i być weryfikowany za pomocą systemów informatycznych, a nie kartki papieru i kalkulatora. Przesłanki do przeprowadzenia kontroli powstaną wtedy, kiedy w przesłanych JPK zaistnieją nieprawidłowości. Wskazuje się także możliwość szybkiego odkrycia tzw. „pustych faktur”, czyli faktur za zdarzenia gospodarcze, które w rzeczywistości nie miały miejsca. JPK mogą przynieść także korzyści z punktu widzenia wnętrza przedsiębiorstwa. Ułatwią zewnętrzne audyty, a przedsiębiorcy w łatwy sposób będą mogli kontrolować stany swoich księg. Nowe rozwiązanie powinno także w dość znaczny sposób ograniczyć papierowe wydruki i przechowywanie całej księgowości w postaci ton kartek upakowanych w segregatorach firmowych.
Mechanizm Jednolitego Pliku Kontrolnego funkcjonuje z powodzeniem w innych krajach Unii Europejskiej już od ponad 10 lat. Choć na pierwszy rzut oka jest to tylko dodatkowa czynność do wykonania w prowadzeniu comiesięcznej księgowości, to w dłuższej perspektywie powinna przynieść wyczekiwane korzyści. Za to z pewnością powiększy się liczba osób korzystająca z profesjonalnych biur rachunkowych czy nowych, elektronicznych systemów księgowych.
