Działalność biura rachunkowego obarczona jest sporym ryzykiem i dużą odpowiedzialnością. Niewielki błąd może skutkować konsekwencjami finansowymi dla klienta. Dlatego każda firma, zajmująca się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, musi być ubezpieczona. Reguluje to ustawa z 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Z obowiązku posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej zwolnione są biura, które prowadzą jedynie podatkowe księgi przychodów i rozchodów. Również te, które wypełniają deklaracje podatkowe (pod warunkiem, że nie posiadają uprawnień doradcy podatkowego). Wszystkie pozostałe podmioty mają obowiązek wykupić polisę przed rozpoczęciem działalności.
Jaki zakres OC powinno posiadać biuro
Według danych iExpert.pl nawet co czwarte biuro rachunkowe może posiadać niewłaściwy zakres polisy. Część podmiotów wykupuje tylko obowiązkowe OC, mimo, że wykonuje czynności, które nie są nim objęte (np. kalkulacje wynagrodzeń czy składek do ZUS). Druga część, to firmy posiadające obligatoryjną polisę, a prowadzące tylko uproszczoną księgowość, której z kolei ta polisa nie obejmuje.
Wykupując ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w biurze rachunkowym ważne jest by wybrać jego optymalny zakres, odpowiadający wykonywanym usługom.
Co obejmuje polisa
W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. zawarte zostały zasady odnoszące się do obowiązkowego zakresu ubezpieczenia OC. Została nim objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe, w ramach wyrządzonej szkody za działanie lub zaniechanie ubezpieczonego. Oznacza to, że ubezpieczenie OC obejmuje szkody jakie powstały na skutek błędu, popełnionego przez biuro rachunkowe w ramach świadczonych usług wymienionych w umowie między biurem rachunkowym a klientem.
Warto wiedzieć, że takie ubezpieczenie chroni biuro tylko w przypadku, gdy dla klientów prowadzona jest pełna księgowość.
Czego nie obejmuje podstawowe ubezpieczenie OC
Obowiązkowe ubezpieczenie OC nie obejmuje takich kwestii jak:
– działania kadrowo-płacowe – czyli obliczenie składek ZUS, dofinansowań, czy wynagrodzeń,
– doradztwo podatkowe – prowadzenie ksiąg, zeznań, ewidencji i innych ewidencji do celów podatkowych,
– księgowość uproszczona- prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ryczałt
– przetwarzanie danych osobowych klientów oraz innych sytuacji cybernetycznych.
Nie oznacza to jednak, że biuro prowadzące wyżej wymienione działania musi pokryć ewentualne szkody z własnej kieszeni. Wystarczy rozszerzyć zakres obowiązkowej polisy podstawowej, poprzez wykupienie ubezpieczenia od dodatkowego ryzyka.
Dobrowolne ubezpieczenie OC
Powinny z niego skorzystać w szczególności te biura, które prowadzą księgi podatkowe i ewidencje do celów podatkowych, sporządzają deklaracje i zeznania podatkowe czy wykonują obsługę kadrowo-płacową.
W ramach dobrowolnego ubezpieczenia OC biuro może wykupić polisę na kwotę do 1 000 000 zł. Może również skorzystać z tzw. ubezpieczenia nadwyżkowego. Rekomendowane jest ono zwłaszcza dla firm, które obsługują duże podmioty. W ich przypadku roszczenia w razie ewentualnego błędu mogą być bardzo wysokie, a suma gwarancyjna niewystarczająca.
Dlatego przy ubezpieczeniu nadwyżkowym biuro może samodzielnie wybrać sumę gwarancyjną.
Minimalna suma gwarancyjna z OC biura rachunkowego
Wartość minimalnej sumy gwarancyjnej uzależniona jest od zakresu wykonywanych przez biuro usług.
Gdy przedmiotem działalności jest prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz doradztwa podatkowego – kwota ubezpieczenia wynosi 15 000 euro.
10 000 euro to kwota polisy dla przedsiębiorców, którzy wykonują działalność wyłącznie w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Jeśli natomiast przedmiotem działalności jest wyłącznie doradztwo podatkowe – wówczas kwota ubezpieczenia wynosi 5000 euro.
Kwotę wyrażoną w euro przeliczyć należy przy zastosowaniu średniego kursu ogłoszonego przez NBP, po raz pierwszy w roku, w którym została zawarta umowa ubezpieczenia.
Należy pamiętać, że w przypadku błędu, ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie tylko do wysokości zadeklarowanej sumy. Dlatego w razie konieczności warto ją zwiększyć, wykupując – omówione wyżej – ubezpieczenie dobrowolne.
Bezpieczna współpraca
Fakt posiadania ubezpieczenia OC przez biuro świadczy przede wszystkim o wypełnieniu wynikającego z Rozporządzenia Ministra Finansów obowiązku. To również dowód na rzetelność firmy. Bo choć za brak ubezpieczenia grozi kara grzywny lub więzienia, są podmioty, które polisy nie wykupują.
Wybierając biuro rachunkowe warto sprawdzić czy takową posiada i jaki jest jej zakres. To bardzo istotne, ponieważ ubezpieczenie OC stanowi zabezpieczenie klientów biura, którzy w razie błędu nie ponoszą finansowych konsekwencji.
